הכלים הטובים ביותר לניהול מסעדות עבור בעלי מסעדות
אורחים תמיד מחפשים חוויות קולינריות חדשות ומעניינות. ניהול מסעדה מציב אתגרים רבים – מיעילות תפעולית ועד לשביעות רצון כללית של הסועדים. עם זאת, בעזרת תוכנה מתאימה ניתן לפתור בקלות כמעט כל בעיה! מערכות אלו מסייעות בשמירה על ספירה מדויקת של מלאי, בניהול הזמנות ובהוצאות תפריט. בנוסף, פתרונות כאלה לרוב מסונכרנים עם מערכות קופה (POS) או מובנים בהן, כדי להבטיח שלא יהיו טעויות או חוסרים במידע על פריטים שנמכרו זה עתה.
מעבר לכך, בעלי עסקים בתחום ההסעדה נדרשים להתמודד במקביל עם היבטים נוספים – חשובים לא פחות! – כגון סידורי עבודה לצוות או תכנון אסטרטגי. האפליקציות והפלטפורמות המתקדמות ביותר שינו את האופן שבו יזמים מנהלים עסקים מודרניים, ותחום ה-HoReCa אינו יוצא מן הכלל.
לרוב המקומות יש כמה מרכיבים משותפים שעליהם הם נשענים לאורך זמן: אוכל מצוין, שירות יוצא דופן וארגון פנימי יעיל. כאן נכנסת לתמונה תוכנה איכותית, אשר משנה לחלוטין את המצב הקיים ומביאה לתוצאות חסרות תקדים תוצאות:
עם עליית תעשיית ההייטק, גם עסקים בתחום ה-HoReCa החלו לאמץ פתרונות SaaS כדי להישאר תחרותיים. בתי קפה ומסעדות חדשות ממשיכים להיפתח ברחבי העולם, וחשוב שבעלי המסעדות יקבלו גישה לכלים יעילים. תוכנה כשירות (SaaS) הופכת במהירות לסטנדרט בתעשייה, ומחליפה בהדרגה מסופי קופה מסורתיים או כלי הנהלת חשבונות מיושנים.
במאמר זה נסקור את היתרונות של פתרונות SaaS למסעדות ונציג דוגמאות לאופן שבו חברות מודרניות ערוכות לתת מענה לדרישות השוק ולהציע תוכניות אופטימיזציה שמניעות מכירות ומושכות לקוחות חדשים.
היתרונות של SaaS לניהול מסעדות
באופן כללי, תוכנות מסוג זה מציעות רמת אבטחה גבוהה במיוחד לנתונים פיננסיים של לקוחות, כולל הצפנה מלאה של עסקאות. בנוסף, הן מאפשרות לעובדים גישה בטוחה ומרוחקת למידע, מה שהופך אותן לכלי חיוני בעולם של היום.
אין עוד צורך להפעיל מספר כלים שונים למטרות שונות, כגון תזמון, אנליטיקה או עבודה מול ספקים. כיום ניתן להימנע מריבוי לשוניות בדפדפן או מגיליונות אלקטרוניים עמוסים בטבלאות. פתרונות אלו מאחדים את כל הפונקציות הללו ללוח בקרה אחד ונוח לשימוש, הנגיש גם מהסמארטפון ומכל מקום!
חברות הזקוקות לאחסון מאובטח של כמויות גדולות של נתונים יכולות לבחור בפתרונות SaaS עם שרת ענן מרוחק במקום שרתים פיזיים פנימיים, שלעיתים עלולים להיכשל או לגרום לאובדן מידע יקר.
פתרונות SaaS מגובים תמיד בשרתי ענן, מה שאומר שהנתונים נגישים מכל מקום ונשמרים בצורה מאובטחת – ללא כאבי ראש למחלקת ה-IT של החברה! עסקים נהנים גם מעמידה בתקנות אבטחה מתקדמות, הכוללות מנגנוני הגנה מפני ניסיונות פריצה וגניבת מידע של לקוחות. יתרונות נוספים כוללים:
עלויות תחזוקה נמוכות יותר
לדוגמה, אם מערכת קופה מיושנת (POS) קורסת, מתחילה להציג שגיאות או פשוט מאטה בזמן השימוש (ואנחנו אפילו לא מזכירים שפיכת קוקטיילים!), התיקון עלול להיות יקר; לעיתים טכנאים זמינים רק לאחר שעות הפעילות. בנוסף, ספקיות ציוד גובות לרוב תשלום מראש עבור החומרה ומתמודדות עם דמי רישוי קבועים (בדרך כלל שנתיים), כך שיש להוסיף עלויות חובה אלו לעלות הכוללת של תחזוקת ה-POS.
פלטפורמות SaaS פועלות לפי כללים שונים לחלוטין. הן מציעות דמי אירוח חודשיים נוחים, ודמי הרישוי בדרך כלל נמוכים משמעותית. אין צורך בחומרה ייעודית, ולכן גם iPad-ים או טאבלטים מבוססי Android מתאימים לשימוש.
סטארטאפים קטנים יכולים להתחיל לשרת לקוחות באופן מיידי, ללא המתנה לציוד מיוחד נוסף. שלא לדבר על כך שתיקון iPad-ים מתבצע על ידי מאות חברות וטכנאים זמינים, ובעלות נמוכה בהרבה בהשוואה לתיקון חומרה ייעודית ומורכבת.
estimate your MVP solution for free
תקופת הכשרה קצרה יותר
פתרונות מבוססי ענן הם דרך יעילה עבור עסקים בתחום ההסעדה להישאר תחרותיים בכל הקשור להכשרת עובדים. לא רק שעקומת הלמידה קצרה יותר, אלא שעובדים רבים כבר מכירים יישומים דומים — מוצרי SaaS נפוצים ברשתות חברתיות, HealthTech, בנקאות ועוד, וכולם משתמשים בהם ביומיום. כך נמנעים פערים טכנולוגיים שעלולים להתקיים בתוכנות מסורתיות ישנות.
בנוסף, החלק התפעולי כולל לרוב קווי דמיון רבים למערכות ניהול זמן או בקרת מלאי מטבח, שמסעדנים רבים כבר מכירים.
עדכונים קלים
פשוט מורידים את הגרסה המעודכנת כאשר מגיע הזמן — אפילו לאחר שעות הסגירה! פתרונות כאלה מייעלים תהליכים במהירות, מעניקים גמישות גבוהה לשינוי תפריטים או לארגון מחדש של השולחנות, מבלי לרכוש חומרה נוספת או לשנות תשתיות חשמל.
שליטה טובה יותר במלאי
כמו כן, ניתן להוסיף מרכיבים, לעקוב אחר הכמויות שנותרו לכל מנה ועוד (הדבר תקף גם למשקאות), כך שהסיכוי שפריטים “ייעלמו” באופן מסתורי פוחת משמעותית.
התקנה מותאמת אישית
עסקים קטנים יכולים להפיק תועלת רבה ממנוי לשירות ייעודי הכולל חומרה מותאמת אישית. היתרון הגדול בגישה זו הוא שניתן ליישם אותה גם בבית קפה קטן או בדוכן סנדוויצ’ים, מבלי לרכוש את כל הציוד, המסופים והמערכות הנדרשות להפעלת עסק “גדול”.
עסקים חדשים או משפחתיים אינם נדרשים להשקעה ראשונית גדולה בתחילת הדרך. הם משלמים רק עבור מה שהמצב הנוכחי שלהם דורש בפועל (כלומר iPad + תוכנה — ללא סורקים או ציוד מיותר).
אופטימיזציית זמן
אפליקציות מסוג זה פותרות בעיות הקשורות ליעילות זמן העבודה של צוות המטבח והמלצרים, ומאפשרות להם לבצע משימות במהירות גבוהה יותר. מערכת גמישה וחסכונית בזמן מבטלת את הצורך של הצוות לנוע בין אזורים שונים בעת קבלת הזמנות מהאורחים.
כל ההזמנות נאספות במקום אחד ונשלחות מיד למסופים נפרדים לצורך הכנת המנות העיקריות, המנות הראשונות והקוקטיילים. המערכת משתלבת בקלות באקוסיסטם קיים וניתן להפעיל אותה גם מהסמארטפון האישי או מ-iPad — פתרון מושלם לבעלים המתגוררים בחו״ל או לשפים שנוסעים לעיתים קרובות.
מתאים למטבחי רפאים (Ghost Kitchens)
מטבחי רפאים (המכונים גם מטבחים וירטואליים או Dark Kitchens) פועלים במודל של משלוחים בלבד, ללא שירות ישיבה במסעדה, ולכן אין צורך במסופי קופה פיזיים במקום. פתרונות SaaS מאפשרים למטבחים כאלה להימנע מעמלות מיותרות ולהפחית עלויות תפעול, תוך שמירה על רמת שירות גבוהה.
אפליקציות לניהול מסעדות ומעקב אחר מלאי
הענף חווה שינויים חיוביים לאחר הסגר העולמי של 2020. מודלים עסקיים רבים עברו התאמה והפכו ליעילים יותר; מסעדות רבות פיתחו אפליקציות ואתרים משלהן, החלו להפעיל הזמנות אונליין ולשתף פעולה עם שותפים להגדלת התנועה. אז למה לחזור ל“נורמלי הישן”, כשיש כלים הרבה יותר אפקטיביים?
אפליקציית ניהול מסעדה מתאימה היא מפתח לשיפור הפרודוקטיביות. היא מייעלת תהליכים ואף מאחדת אותם לפלטפורמה אחת, המאפשרת למנהלים לעקוב אחר משימות רבות במקביל. בואו נצלול לנושא ונבחן אילו סוגי פתרונות SaaS זמינים לבעלי מסעדות.
SaaS POS – מערכות ניהול מבוססות ענן
בכל הנוגע לטכנולוגיה, מנהלי מסעדות מחפשים ללא הרף דרכים לא רק לשפר יעילות, אלא גם לצמצם הוצאות מיותרות; מערכות קופה ישנות וחומרה מסורבלת נחשבות לאחת ההוצאות הבזבזניות ביותר.
זו הסיבה שמערכות קופה מבוססות SaaS — שכבר הוזכרו קודם — הופכות לפופולריות יותר ויותר בענפי המסעדנות והקמעונאות. מסעדות אינן צריכות לשלם עבור חומרה נפרדת, רישיונות ותחזוקה; במקום זאת, הן משתמשות ב-iPad או בטאבלט Android ומשלמות דמי מנוי חודשיים נוחים, תוך קבלת עדכוני תוכנה שוטפים.
רמת הפשטות והגמישות הזו מאפשרת לעסקים קטנים להיפתח מהר יותר ולנהל עלויות בצורה יעילה יותר. המודל מבוסס מנוי, כך שבעלי המסעדות יכולים לשלם באופן חודשי, רבעוני או שנתי.
Posist משתפת פעולה עם מסעדות כדי לשפר את שביעות רצון האורחים. מערכת הקופה המאוחדת שלה מאפשרת קבלת הזמנות ממספר ערוצים ישירות ב-POS, כוללת תמיכה רב-לשונית — תכונה נוחה במיוחד לצוותים בינלאומיים.
מנהלי שיווק ובעלי עסקים יכולים לצפות בנתוני מכירות באמצעות אנליטיקה מקיפה באפליקציית הבקרה. מערכת הקופה מאפשרת גם מעקב אחר סטטוס משלוחים וביצועי הצוות, וכן אופטימיזציה של זמן תחלופת השולחנות:
Lightspeed מספקת תוכנת ניהול קופה (POS) מבוססת ענן לקמעונאים ולמסעדות, המאפשרת למלצרים לקבל הזמנות ישירות מ-iPad באופן מיידי, וללקוחות לשלם את החשבון באמצעות אמצעי תשלום ללא מגע המועדף עליהם:
Foodics הוא פתרון קופה וניהול מסעדות ידידותי למשתמש מסוג All-in-One, המאפשר יצירת תרבות מבוססת נתונים בעסקי ההסעדה. יכולות התאמה אישית כמו דוחות חכמים, אנליטיקה ו-CRM מותאמות לדרישות הספציפיות של בתי קפה ומסעדות:
Revel System מספקת מערכת קופה מבוססת ענן לעסקי הסעדה, הכוללת קליטת הזמנות בצד הלקוח ועיבוד תשלומים. בנוסף, קיימות פונקציות המסייעות למשימות אדמיניסטרטיביות כמו סידור משמרות ודיווח:
Free consultation with a business analyst
חשבונאות
כל עסק נדרש להתמודד עם משימות אדמיניסטרטיביות, הנהלת חשבונות ועוד. תחום ה-HoReCa אינו יוצא מן הכלל, ושוק ה-SaaS מציע כלים אינטואיטיביים, קלים לשימוש ויעילים לניהול חשבונאי.
FreshBooks הוא פתרון חשבונאות מבוסס ענן המאפשר לבעלי עסקים לנהל את הנהלת החשבונות גם מחוץ למחשב ולקבל החלטות מבוססות תובנות. באמצעות FreshBooks ניתן ליצור חשבוניות ודוחות, לקבל תשלומים אונליין, לעקוב אחר מקדמות, תשלומי יתר והערות זיכוי, לנהל הוצאות ועוד. בנוסף, ניתן להזמין עד 10 חברי צוות חשבונאי.
Orderly הוא פתרון לניהול עלויות מזון, המסייע גם בהפקת חשבוניות ובהנהלת חשבונות. במקום להזין נתונים לגיליונות אלקטרוניים לצורך חישוב רווחיות חודשית, המשתמשים מקבלים סקירה שבועית מרכזית של הוצאות מזון, מכירות, רכישות ועלות מוצרים שנמכרו — הכול מלוח בקרה אחד:
ניהול סידורי עבודה
אפליקציית סידור משמרות מבוססת ענן מספקת יתרונות רבים הן למנהלים והן לעובדים. הדרישות המרכזיות: נגישות מכל מקום ובכל זמן, מכל מכשיר, או אפליקציה ידידותית שבה העובדים יכולים לבדוק משמרות עתידיות. בנוסף, קיימים כלים מתקדמים לאנליטיקה ולחיזוי — מה שמפשט משמעותית את שגרת ניהול המשמרות היומית.
דוגמה מצוינת לכך היא 7shifts, שנועדה במיוחד לבעלי מסעדות לניהול סידורי עבודה, עמידה בדיני עבודה והגברת מעורבות הצוות.
7shifts מפשטת את יצירת וניהול לוחות הזמנים. יש לה אפליקציה סלולרית ייעודית, המאפשרת לעובדים לדווח כניסה מכל מקום ולמנהלים לאשר בקשות בזמן אמת. תכונות נוספות כוללות הודעות פנימיות, התראות ואינטגרציות עם מערכות שכר. כמו כן, הפלטפורמה כוללת אנליטיקה מתקדמת עם יכולות חיזוי להבנה טובה יותר של הביצועים.
Humanity היא מערכת חכמה לניהול משמרות, המאפשרת יצירת לוחות זמנים דינמיים וללא טעויות לעובדי החברה לפי מיקום, מחלקה ותפקיד.
הזמנות אונליין
דוגמה טובה בקטגוריה זו היא UrbanPiper, עם דמי מנוי נוחים. הפלטפורמה מאפשרת לעסקי מזון לנהל הזמנות אונליין דרך לוח בקרה מרכזי — למשל מ-Swiggy, Zomato, UberEats ואחרים — ישירות מתוך מערכת ה-POS הקיימת. המשתמשים יכולים לעדכן תפריטים, מחירים ומלאי בכל הסניפים.
שיווק ואנליטיקה
מחקר שוק נכון וניתוח מכירות מסייעים לשחקנים בתחום ה-HoReCa לבנות אסטרטגיית שיווק חזקה יותר. נבחן אפליקציה למסעדות שעוזרת להן להקדים מבקרים ומתחרים.
Punchh היא פלטפורמת CRM סלולרית ותוכנת נאמנות. באמצעות שילוב סמארטפונים ורשתות חברתיות, היא מסייעת להניע ולמדוד ביקורים, ולעקוב ולנתח המלצות מפה לאוזן. לקוחות שממליצים על המקום לחבריהם מקבלים הצעות או קופונים. הפלטפורמה משתלבת עם מערכות POS ואפליקציות צד שלישי:
ניהול מלאי
מרכיב חיוני נוסף בניהול מסעדות הוא ניהול מלאי (IM). המטרה העיקרית היא למדוד באופן רציף את כמות המוצרים שבהם משתמשת המסעדה לאורך זמן, להשוות זאת למכירות ולבחון את הפער בין עלות הייצור להכנסות.
ניהול מלאי נכון חיוני להפחתת בזבוז משאבים: לפי נתונים סטטיסטיים, עד 20% מהמוצרים שמוזמנים למטבחים מגיעים לפח. תחזיות שגויות עלולות להוביל להזמנות לא מדויקות, ובכך לבזבוז זמן וכסף. כאן נכנסות לתמונה מערכות ניהול מלאי מבוססות ענן!
Toast היא אחת הפלטפורמות הפופולריות ביותר לניהול מסעדות וקופות מבוססות ענן. כמוצר רב-שימושי, ניתן היה לשלב אותה בכל הקטגוריות שהוזכרו, אך אנו מציגים אותה כאן כדוגמה מצוינת לתוכנה לניהול מלאי מטבח במסעדות.
לדוגמה, Toast מסנכרנת ומעדכנת נתונים באופן אוטומטי ומהיר בעת מכירת מנות. בנוסף, ניתן להפיק ולנתח דוחות מלאי, כולל עלות מוצרים שנמכרו (COGS) ומעקב אחר בזבוז.
Toast יכולה להפוך לפתרון מצוין המכסה את כל הצרכים, שכן היא מאפשרת למשתמשים לעקוב אחר הזמנות בשולחן ובאונליין, לעבוד עם תפריט המסעדה, לעקוב אחר עיבוד תשלומים, לשפר שיווק בדוא״ל ותוכניות נאמנות ועוד!
אין ספק ש-Upserve היא מועמדת חזקה נוספת: היא אינה רחוקה בהרבה מ-Toast וזמינה גם ב-App Store וגם ב-Google Play.
הפיצ'רים המרכזיים כוללים ניכוי והשלמה אוטומטיים של מלאי, רכישה בלחיצה אחת וחישוב עלויות מתכונים. סורק הברקוד המובנה באפליקציה מאפשר עבודה מהירה יותר, וקיימת תמיכה באינטגרציות עם מערכות צד שלישי.
BlueCart היא פלטפורמת ניהול מלאי (IM) כוללת. היא מאפשרת למסעדות המזמינות מלאי ממספר ספקים לבצע הזמנה בלחיצה אחת, לקלוט בקלות סחורה שהגיעה, להחזיר מוצרים פגומים ועוד:
BinWise היא פלטפורמה נפרדת של BlueCart, שפותחה על ידי סומליירים. היא מיועדת לניהול מלאי משקאות — יין, בירה או אלכוהול — וכוללת ניהול מלאי, רכש, חשבוניות ואספקה:
BevSpot מאפשרת למשתמשים להזמין ולעקוב אחר מלאי, וכן לנתח דוחות במהירות מכל מכשיר. מתאימה גם למזון וגם למשקאות. פיצ'ר Price Tracker מציג שינויים במחירים, Bottle Slider משמש לספירת מלאי מהירה, וישנם כלים המסייעים להפחית מוצרים שאינם נמכרים:
סיכום
כולנו התרגלנו בעבר לרכוש תוכנה, לשלם עבור רישיון ולהתקין אותה על מחשב אישי. כיום, פתרונות SaaS נפוצים במודל מנוי — כל עוד יש בהם צורך, ואין מדובר ברכישה חד-פעמית לכל החיים.
חברות קטנות רבות רצו להשתמש בתוכנות פופולריות ויקרות, אך לא היו להן מנהלי מערכת שיתחזקו אותן או גורם שינהל את כלל התהליכים. במודל ה-SaaS, משימות אלו עוברות לספק השירות, וכל השלבים פשוטים להבנה גם למתחילים. כך, עסקים קטנים רבים בתחום ה-HoReCa יכולים סוף סוף לפתוח את שעריהם, תוך תשלום חודשי נמוך — גם כשהם מתמודדים עם אתגרים כמו אינפלציה, מגבלות קורונה מתמשכות ותחרות גוברת. פתרונות SaaS העניקו להם יתרונות רבים, הן פיננסיים והן אסטרטגיים.
לדוגמה, מערכות קופה מסורתיות דורשות רישיונות יקרים, בעוד ש-SaaS מציעה תשלום חודשי. אפליקציות למסעדות פועלות על טאבלטים רגילים, כך שבעלי עסקים אינם נדרשים להשקיע בחומרה נוספת, וכל הנתונים מגובים בשרת ענן מרוחק — מה שמאפשר אחסון נוח ומאובטח. בנוסף, העדכונים לרוב חינמיים ותכופים, וברוב המקרים ניתן להתנסות בתוכנה בתקופת ניסיון ללא עלות.
השוק עדיין זקוק לאפליקציות שמייעלות תהליכים בכל הרמות. סוכנויות פיתוח אתרים ואפליקציות מסייעות לסטארטאפים להביא רעיונות מבריקים לעולם. קיימות אפשרויות רבות בכל קטגוריה: אפליקציות לבעלי מסעדות, כלים למעקב מלאי יעיל, ניתוח מכירות לבניית אסטרטגיית שיווק, תכנון משמרות, יצירת אפליקציות תפריט, תוכנות לניהול מטבח ועוד.
אם אתם מחפשים ספק אמין לפיתוח אפליקציות iOS או Android שיכול להפוך רעיון לפרויקט רווחי ושימושי — צרו איתנו קשר עוד היום, כדי שנוכל לאמוד את הפרויקט שלכם. בואו נבנה יחד פתרון שמסעדנים ברחבי העולם יאהבו!
Add professionals to your team
